11. Menú Reportes generales

Figura — Menú Reportes generales

Resumen ejecutivo Reportes no ejecuta el ciclo contable: lo interpreta. Cada ventana cambia el eje de observación para responder preguntas de gestión, auditoría o control sin crear nuevas operaciones.
Pregunta que responde ¿Qué necesita comprender el administrador después de que las operaciones ya existen?

Las opciones recorridas son Estado Financiero General, Movimientos por cuenta financiera, Movimientos de efectivo, Valores de terceros, Consulta de anulaciones y Expensas pendientes de cobro. También se documenta un Resumen de liquidaciones comparativo.

11.1. Estado Financiero General

Figura — Estado Financiero General

Es el panel consolidado de toda la administración. Cambia la escala: ya no pregunta por un edificio aislado, sino por la cartera completa. Presenta saldo inicial y saldo actual por consorcio, operaciones pendientes de imputación y cuentas financieras.

El saldo inicial es una fotografía proveniente del cierre anterior; permanece fijo. El saldo actual es una película que cambia con las operaciones del período. El reporte es financiero, no una exposición patrimonial completa.

El nombre de la ventana no es redundante: hay que tener presente la distinción entre lo financiero y lo patrimonial. Este reporte expone lo financiero y no equivale a una exposición patrimonial completa. La entidad 0 funciona como un edificio que lleva su contabilidad independiente: el administrador puede numerar sus consorcios desde el 1 en adelante, pero el código 0 le queda reservado a la propia administración, porque la plataforma le permite llevar también la contabilidad de su propia oficina.

En la práctica, el administrador puede cargar como ingresos de la entidad 0 todo lo percibido por sus honorarios, y como egresos, por ejemplo, el alquiler de la oficina, la luz o el teléfono afectado a la administración. Como la administración no es un consorcio, no tiene alta ni cierre de períodos, pero igual lleva un estatus contable que funciona como una suerte de libro diario del día a día.

• Después del subtotal de los saldos de los consorcios, la ventana ofrece tres ejes que completan el panorama: la administración (entidad 0); los movimientos bancarios sin identificar, que están en el banco pero todavía no entraron al estado financiero de los consorcios y por eso integran la composición del saldo pero no el estado financiero; y los pagos a cuenta sin aplicar, dinero entregado a un proveedor que aún no fue compensado contra ningún comprobante, en standby pendiente de aplicación a un egreso.
• La tercera sección lista, una debajo de la otra, todas las cuentas financieras —de efectivo y bancarias— con su saldo total actual. Esta foto estará actualizada siempre y cuando los registros de la administración se hagan al día.

Entidad 0: la administración

Figura — Entidad 0: la administración

El código 0 representa la propia administración. No es un consorcio y no posee períodos o liquidaciones de propiedad horizontal, pero permite registrar ingresos, egresos, movimientos y saldos de la oficina mediante la misma infraestructura contable.

Tres ejes simultáneos

Eje	Pregunta	Contenido
Institucional	¿Cómo está cada consorcio?	Saldo inicial y actual.
Funcional	¿Qué falta imputar?	Movimientos bancarios sin identificar y pagos a cuenta sin aplicar.
Físico	¿Dónde está el dinero?	Cajas y cuentas bancarias con saldo actual.

11.2. Movimientos por cuenta financiera

Figura — Movimientos por cuenta financiera

Este reporte es el libro diario de una caja o cuenta bancaria. Permite seleccionar la cuenta, un período o un rango desde/hasta, y lista fecha, origen, usuario, detalle e importe en columnas separadas de ingreso y egreso.

Puede filtrarse por origen —por ejemplo cobranzas o pagos a proveedores—, usuario y tipo de operación. El doble clic ofrece más información sobre el movimiento.

Diferencia de eje Una cuenta exclusiva puede mostrar principalmente movimientos de un consorcio, pero el edificio también puede operar en efectivo u otras cuentas. Por eso este reporte no reemplaza Movimientos por consorcio.

Es la misma lógica que la ventana de Movimientos por consorcio, pero ordenada por cuenta financiera en lugar de por edificio. Si la cuenta es de uso exclusivo de un consorcio, en principio traerá solo movimientos de ese consorcio; de todos modos, ese mismo consorcio podría tener movimientos impactando en otras cuentas, como el efectivo. Es una de las ventanas más útiles y utilizadas.

11.3. Movimientos de efectivo: efectivo y equivalentes

Figura — Movimientos de efectivo y equivalentes

El sistema reúne bajo “efectivo y equivalentes” dos clases de operaciones: las realizadas realmente con billetes o caja, y las realizadas para un consorcio mediante una cuenta bancaria que no está vinculada exclusivamente a ese edificio.

Si la cuenta del Consorcio 2 paga un gasto del Consorcio 1, el sistema no atribuye falsamente el egreso a una cuenta del Consorcio 1. Para el Consorcio 1 lo representa como equivalente a efectivo. Para el Consorcio 2, la salida que no corresponde a su gasto se transforma contablemente en efectivo, como si el administrador hubiera extraído el dinero y lo mantuviera en caja antes de utilizarlo en otro destino.

Ficción contable deliberada “Equivalente” no afirma que hubo billetes. Es una representación que preserva la integridad de las cuentas bancarias exclusivas y compensa pagos cruzados entre consorcios.

Comprender «efectivo y equivalentes» como una sola unidad contable es neurálgico. Bajo efectivo entra lo movido realmente en dinero líquido; bajo equivalentes, toda operación hecha para el consorcio a través de una cuenta bancaria que no está exclusivamente vinculada a ese edificio. El motivo de unificar ambos conceptos es que el sistema no permite declarar que el pago salió de otra cuenta: lo único que puede declarar es que salió de un concepto llamado equivalente. Ese «juego del equivalente» es la compensación contable de cualquier pago realizado con cuentas bancarias vinculadas a un consorcio distinto del que se está consultando.

11.4. Valores de terceros

Figura — Consulta de valores de terceros

Los valores de terceros son instrumentos recibidos, típicamente cheques, que ya ingresaron legítimamente al consorcio pero todavía no son efectivo ni saldo bancario. Integran la composición del saldo porque existe una vía identificada de ingreso, aunque su disponibilidad dependa de depósito o entrega.

Ciclo del valor de terceros

Ingreso del cheque	En cartera	Depositado en banco / Entregado a proveedor	Fuera de cartera con historial

La ventana permite controlar vencimientos y estados como en cartera, depositado o entregado. Cuando el cheque se utiliza, no desaparece del sistema: deja de estar pendiente y conserva su trazabilidad.

Componente del saldo	Naturaleza
Efectivo y equivalentes	Dinero líquido o representación equivalente.
Cuentas bancarias vinculadas	Fondos depositados en cuentas del consorcio.
Valores de terceros	Instrumentos recibidos pendientes de realización o entrega.

Todo ingreso realizado mediante cheque —sea por cobranza o por movimiento vario de ingreso— se contabiliza como valor de terceros; por ejemplo, cuando un propietario paga su expensa con un cheque. Ese dinero no está en efectivo ni todavía en una cuenta bancaria: está en un instrumento aparte, de un tercero, hasta que el consorcio se haga acreedor de él. El estado financiero del consorcio se compone, entonces, de tres conceptos: efectivo y equivalentes, las cuentas bancarias vinculadas al consorcio y los valores de terceros.

• Los valores de terceros habilitan dos destinos: depositarlos —lo que genera una salida del valor en cartera y una entrada a la cuenta bancaria— o utilizarlos para pagar proveedores, ya que dentro de los medios de pago figuran todos los valores de terceros dados de alta en el sistema. Controlar los vencimientos evita que un cheque caduque sin ser utilizado a tiempo.

11.5. Consulta de anulaciones

Figura — Consulta de anulaciones

Esta ventana lista operaciones anuladas según tipo, usuario y rango de fechas. Los tipos documentados incluyen cobranzas, pagos a proveedores, comprobantes de unidad, comprobantes de proveedor, redondeos, movimientos generales o todos.

La grilla muestra fecha, usuario, descripción y referencias como proveedor o cobranza. El doble clic permite conocer más detalles, incluso dónde impactó oportunamente la operación.

Lectura experta La anulación no borra el hecho histórico. Registra que una operación existió y fue revertida, preservando una auditoría de quién, cuándo y sobre qué impacto actuó.

Los filtros por tipo de operación (cobranza, pago, movimiento) y por rango de fechas acotan la búsqueda. Como la grilla solo ofrece fecha, usuario y descripción, el doble clic sobre cada operación anulada permite llegar al detalle completo, incluido el punto donde había impactado oportunamente la operación antes de anularse.

11.6. Expensas pendientes de cobro

Figura — Expensas pendientes de cobro

Es el tablero de gestión de la morosidad. Puede consultar un consorcio o todos, una unidad o todas, y filtrar por dos dimensiones: cantidad de períodos adeudados y saldo total.

La combinación permite definir el nivel de mora relevante. Por ejemplo, más de tres períodos y más de $100.000. La lista muestra consorcio, piso, letra, extra, unidad, período desde el cual existe deuda y saldo.

1. Definir consorcio y unidad o utilizar Todos.

2. Ingresar cantidad mínima de meses y, si corresponde, saldo mínimo.

3. Revisar las unidades resultantes.

4. Usar accesos de fila a tareas, resumen de cuenta, comprobantes o edición.

5. Imprimir notificaciones según modelos de intimación.

6. Exportar a Excel o enviar correos de intimación a las unidades con email cargado.

Problemas frecuentes y criterios de revisión

Situación observada	Causa o explicación probable	Qué verificar
La lista devuelve demasiadas unidades.	Los filtros de meses o saldo son demasiado amplios.	Ajustar ambos parámetros según la política de mora.
Una unidad con deuda no recibe intimación por correo.	No tiene email habilitado.	Revisar ficha y dirección de envío.
El saldo no coincide con la percepción del propietario.	Se compara la lista de mora con un pago no aplicado o con una fecha diferente.	Abrir Resumen de cuenta y Consulta de comprobantes.
Una anulación no parece reflejada.	Se observa la operación original sin consultar su reversión.	Abrir Consulta de anulaciones y el detalle por doble clic.

11.7. Resumen de liquidaciones

Figura — Resumen de liquidaciones

El Resumen de liquidaciones compara mes a mes rubros y cuentas de gastos de un consorcio. Su finalidad es seguir evolución y favorecer transparencia ante propietarios o consejo de administración.